L’attuale scenario di riferimento del Sistema Sanitario evidenzia alcune esigenze, ormai improrogabili, tese alla eliminazione del disavanzo, al recupero del debito pregresso ed al miglioramento della conoscenza
del sistema stesso.
Il Core business di un’Azienda Ospedaliera diviene, dunque, il mettere a disposizione dei cittadini le migliori conoscenze tecnico scientifiche e le più avanzate tecnologie nel rispetto dei principi di etica, efficacia, efficienza ed economicità.
In un momento in cui si punta molto sul miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei servizi erogati dalla Pubblica Amministrazione, diventa essenziale eliminare le attività ridondanti e razionalizzare le attività a scarso valore aggiunto.
Di fatto diventa indispensabile consentire una efficace azione di monitoraggio, controllo e pianificazione della spesa.
Una delle maggiori criticità di sistema in Sanità è rappresentata dalla tempistica di liquidazione e pagamento delle fatture. Criticità che impatta in modo diretto sul piano di rientro, sul mercato degli acquisiti e sul rapporto con i fornitori.
La gestione dei documenti del «ciclo passivo» rappresenta, nel settore sanitario, uno dei processi a particolare tasso di inefficienza e di costi sommersi sia per la farraginosità della raccolta documentale per la liquidazione, che per la necessità di dover condividere la documentazione cartacea tra i diversi settori aziendali (trasversalità del processo). L’obiettivo diventa allora, la gestione «senza carta» dei documenti di spesa attraverso la dematerializzazione delle fasi del ciclo passivo di fatturazione: non solo fatture ma tutti i documenti collegati all’attività di spesa. Con l’intento di assicurare un’offerta più adeguata ai bisogni dei cittadini, riducendo le attività inappropriate e riorganizzando funzionalmente ed operativamente le diverse vocazioni delle strutture ospedaliere coinvolte e nell’ottica della futura conservazione sostitutiva della documentazione amministrativa, il direttore della U.O.C. Gestione Economico Finanziaria e il responsabile dell’U.O.C. Informatica e CED, in collaborazione con un partner esterno – la Datagraf Servizi, hanno elaborato un progetto che avesse come razionale la revisione del processo “ciclo passivo” tramite la dematerializzazione dei flussi documentali e la gestione del fascicolo di liquidazione delle fatture passive attraverso:
• l’eliminazione delle attività ridondanti/duplicazioni
• la razionalizzazione di quelle a scarso valore aggiunto
La soluzione che è stata elaborata, come modello di lavoro da sottoporre alla validazione dei direttori coinvolti nel processo di liquidazione, e che è da considerarsi obiettivo per tutti gli attori del processo gestionale, ha permesso di snellire e rendere più celere una parte significativa della gestione documentale del ciclo passivo attraverso l’automazione delle fasi di acquisizione, di rilevamento automatico dei dati caratteristici e di trasferimento sia dei dati che delle immagini.
In generale la soluzione progettata ha consentito di:
• ottimizzare il percorso di gestione delle fatture passive
• ridurre il flusso cartaceo dei documenti coinvolti nella gestione che “viaggiavano” tra le diverse strutture aziendali coinvolte nel processo di gestione (Acquisti, Controller, GEF)
• decentralizzare il processo di validazione, fornendo agli attori coinvolti gli opportuni supporti informativi e documentali.
• ridurre le attività manuali afferenti alla gestione delle fatture passive, con particolare riferimento alla registrazione delle stesse, riducendo nel contempo errori ed imprecisioni.
Completano la soluzione, aumentando il livello di efficienza del processo, e quali spe-cifiche opzioni:
• il trattamento in automatico dei flussi di fatturazione SoReSa,
• la gestione del fascicolo di liquidazione:
• la trasformazione in elettronico del fascicolo cartaceo di liquidazione per ogni fattura da liquidare,
• l’inserimento in automatico dei documenti di trasporto cui la fattura da liquidare fa riferimento e di altri documenti a corredo della liquidazione;
• l’evidenziazione dello stato di liquidabilità di un fascicolo;
• l’utilizzo della firma digitale;
• La creazione ed aggiornamento, all’atto della validazione del fascicolo di liquidazione, della vista logica delle fatture da liquidare contabilmente.
In conclusione, oltre agli indubbi vantaggi relativi alla eliminazione della carta ed alla riduzione dei “passaggi di mano”, la soluzione prospettata va a garantire:
• la riduzione dei tempi di pagamento al fine di avvicinarci agli standard legislativi
• una maggiore sicurezza e affidabilità della procedura,
• la razionalizzazione dei tempi di lavoro con possibile riallocazione di operatori su attività a maggior valore aggiunto inerenti il controllo e la supervisione dei processi,
• la diminuzione della spesa per materiali di consumo e per la gestione degli archivi.